Kuitit järjestykseen.
Selkeä kuukausirutiini.
Pienen rakennusyrityksen illat kuluvat kuittien etsimiseen ja ostosten selvittelyyn. Tämä esimerkki näyttää, miten BaltScand voisi auttaa aineiston kokoamisessa, vastuiden selkeyttämisessä ja kuukausikirjanpidon valmistelussa.
Tutustu yrittäjän ja kirjanpitäjän yhteistyöhön kuitin toimittamisesta kuukauden lukujen läpikäyntiin.
Missä se kuitti olikaan?
Yrittäjä selvittää ostoksia jälkikäteen, jotta kirjanpitäjä voi tarkistaa ne.
Miksi kirjanpidon selvittely jatkuu kotona?
Kuvitellaan yrittäjävetoinen rakennusyritys, jolla on useita töitä käynnissä. Yrittäjä tilaa materiaaleja, ohjaa töitä ja palvelee asiakkaita päivisin. Ostolaskut saapuvat sähköpostiin, työntekijät lähettävät kulutietoja viesteissä ja kuitteja jää puhelimiin tai autoihin.
Kuukauden lopussa kirjanpitäjä kysyy ostoksesta. Yrittäjän pitää etsiä kuitti, muistaa mitä ostettiin ja vahvistaa, mille työmaalle hankinta kuuluu. Osa aineistosta on jo toimitettu, osa puuttuu. Jokainen kysymys käynnistää uuden etsintäkierroksen.
Puutteelliset tiedot voivat jättää tapahtumia avoimiksi ja viivästyttää kuukauden lukujen läpikäyntiä. Yrittäjän on hyvä tietää, mitä toimittaa, milloin ja kuka selvittää avoimet asiat.
Ehdotettu muutos on yhteinen toimintatapa. Yritys toimittaa edelleen aineiston ja selittää ostokset. Kirjanpitäjä tarkistaa ja käsittelee tiedot sovitun palvelun mukaisesti.
Seuraa yhden kuitin matkaa.
Näin toimintatapa voisi edetä yhden materiaalikuitin kohdalla. Valitse vaihe ja katso, kuka käsittelee kuitin ja mitä tapahtuu seuraavaksi.
Esimerkin materiaalikuitti
Toimita luettava kuitti sovittuun kanavaan, kun ostos on vielä tuoreessa muistissa.
Hyödynnetään nykyistä taloushallintojärjestelmää, jos se sopii yritykselle. Kanava sovittaisiin yhdessä.
Kuukausi ja selkeä aineiston luovutus.
Esimerkki kokoaa yksittäiset kuitit osaksi kuukauden aineiston luovutusta. Kokeile merkitä yrittäjän ja kirjanpitäjän yhteisiä tehtäviä. Todelliset tehtävät ja ajankohdat riippuvat yrityksestä.
Valmiina yhteiseen keskusteluun?
Kokeile esimerkkiä ja hahmota, miten yhteinen rutiini voisi toimia.
Yhteinen rutiini. Selkeät vastuut.
Yrittäjä
- Toimittaa aineiston ja selittää ostokset
- Vahvistaa ostosten tarkoituksen ja työmaan
- Vastaa kysymyksiin ja hyväksyy tarvittaessa
Kirjanpitäjä
- Tarkistaa ja käsittelee käytettävissä olevan aineiston
- Tunnistaa puuttuvat tiedot ja kertoo jatkotoimet
- Käy olennaiset luvut ja avoimet asiat läpi
Vähemmän etsimistä. Enemmän selkeyttä.
Aineisto löytyy helpommin
Sovittu toimituspaikka ja näkyvä lista puuttuvista tiedoista.
Vähemmän jälkikäteen muisteltavaa
Tarvittavat lisätiedot kirjataan lähellä ostoksen ajankohtaa.
Ennakoitavampi työrytmi
Vastuut ja aineiston toimituspäivät sovitaan yhdessä.
Nämä ovat ehdotetun toimintatavan tavoitteita, eivät mitattuja tuloksia tai lupauksia.
Katsotaan kirjanpitosi arkea yhdessä.
Kerro, miten käsittelet kuitit, laskut ja työntekijöiden kulut tällä hetkellä. Keskustellaan yrityksellesi sopivasta toimintatavasta.
Tutustu päivärahaoppaaseen